Miten työskennellä tehokkaammin? | Free-Laskutus

Tuntien työskentely voi helposti olla vähemmän tehokasta kuin se, että työskentelisi pienemmän ajan  sataprosenttisella keskittymisellä. Jos tuntuu, että asiat eivät rullaa eteenpäin ja asioiden tekemiseen menee enemmän aikaa kuin kuuluisi, on aika keskittyä siihen, miten työskentelet.

Keskittymällä olennaiseen auttaa sinua tulemaan tehokkaammaksi työssäsi. Luettelemmekin vinkkejä ajan säästämiseen ja työskentelyn tehokkuuden lisäämiseen.

 

 

Käy tavoitteet läpi

Yleisesti työpaikalla on hyvä, jos viikon alussa käydään kaikki viikon tapahtumat ja tavoitteet läpi. Tämä helpottaa sitä, että kaikki ovat aallon harjalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja viikon tavoitteet ovat selkeät. Aloita päivä sillä, että käyt läpi ne asiat, jotka tulee tehdä valmiiksi. Tällä tavoin päiväsi tavoitteet selkeytyvät.

 

Asiat tärkeysjärjestykseen

On hyvä listata tehtävät kiireellisyyden mukaan. Monet tehtävät saattavat tuntua tärkeiltä juuri sillä hetkellä, vaikka ne eivät todellisuudessa olisikaan kiireellisiä. Tämä voi johtaa siihen, että alkaa stressaamaan asioista, jotka eivät ole niin kiireellisiä ja ne kasaantuvat niiden asioiden kanssa, jotka sinun tulisi suorittaa mahdollisimman pikaisesti. Kun laittaa asiat tärkeysjärjestykseen, on hyvä tehdä pois alta kiireellisimmät ja tämän jälkeen keskittyä pidemmän aikavälin tehtäviin.

 

Älä multitaskaa

Yhden asian kerralla tekeminen auttaa sinua keskittymään juuri kyseisellä hetkellä tekemääsi tehtävään. Helposti asioita yrittää tehdä samaan aikaan, jolloin päädyt käyttämään paljon enemmän aikaa tehtävien tekemiseen, kuin keskittymällä yhteen tehtävään kerrallaan. Kun tekee yhden asian valmiiksi, sen voi ottaa pois tehtävälistalta. Samalla olet tuloksellinen  ja saat onnistumisen tunteen, joka useimmiten tuo positiivisuutta ja jaksamista työntekoon.

 

Mieti prosessin etenemistä, älä aikaa

Yritä olla miettimättä sitä, kuinka kauan aikaa sinulla on mennyt tietyn tehtävän suorittamiseen. Keskity täysillä siihen tehtävään, jota teet ja luultavasti se hoituukin nopeammin kuin kelloa tuijottaessa. Tuotannollisuus vaatii keskittymistä ja puhdasta mieltä. On helppo ajautua kiireellisyyteen, jolloin saatat tehdä aikaa syöviä, ylimääräisiä asioita. Kun tehtävään paneutuu kunnolla, tulosta tulee nopeammin eikä ajankulusta koidu ylimääräistä stressiä. Sanonta ”work smarter not harder”, onkin usein ajankohtainen, sillä fiksu työskentely tietää muutamia oikoteitä. Ja tämä ei tosiaan tarkoita yhtään sen huonompaa työtulosta.

 

Ota taukoja

Kun työsi vaatii keskittymistä, aivot tarvitsevat myös aikaa tuulettua. Keskittymisen ja jaksamisen kannalta tauot ovatkin tärkeitä ja niitä ei tulisi jättää pois. Monet ideat ja ajatukset saattavat näkyä uudessa valossa sen jälkeen, kun niistä ottaa tauon. Esimerkiksi lounaan syöminen jossakin muualla kuin omalla työpisteellä auttaa aivoja tuulettumaan.

Työpäivän aikana on myös hyvä muistaa pitää lyhyitä taukoja, jotka auttavat mieltä pysymään virkeänä. Tee siis hetki jotain aivan muuta; kävele hieman tai tee jotain, mikä saa sinut rentoutumaan. Kun työpäivä on stressaava, muista hengitellä ja ota pieni hetki kun pysähdyt ja keskityt pelkästään hengittämiseen. Jätä kuitenkin puhelin pois näiltä tauoilta. Ruudun katsominen ei varsinaisesti auta mieltä tyhjentymään ja rentoutumaan, vaikka siltä tuntuisikin.

 

Pomodoro-tekniikka

Pomodoro-tekniikka on Francesco Cirillon kehittämä ajanhallintajärjestelmä. Tekniikka auttaa keskittymiseen ja ajan tehokkaasti käyttämiseen ilman mitään häiriötekijöitä. Järjestelmän ideana on se, että työskennellään ajan kanssa, eikä sitä vastaan.

  1. Valitse tehtävä, jonka haluat saada tehdyksi

Oli tehtävä sitten pieni tai iso, sillä ei ole merkitystä. Mikä merkitsee on se, että asia tarvitsee sinun täyden huomiosi.

  1. Ajasta 25 minuuttia tehtävän tekoon

Laita ajastin 25 minuutin päähän ja tee tämä aika tehtävää ilman, että mikään häiritsee sen tekemistä. Päätä, että pystyt olemaan tämän ajan ilman keskeyttämistä.

  1. Työskentele tehtävän parissa kunnes ajastin soi

Paneudu tehtävään täysin. Älä siis tänä aikana vastaa sähköposteihin tai puheluihin, vaan keskity pelkästään tekemääsi tehtävään. Jos kesken työskentelyn huomaat, että sinulla on jotakin muuta tehtävää, kirjoita se paperille.

  1. Kun ajastin soi, merkitse merkki paperille

Tämä näyttää sinulle sen, että olet suorittanut ajan ilman keskeyttämisiä. Onneksi olkoon.

  1. Ota pieni tauko

Tee jotain, mikä auttaa sinua rentoutumaan hetken ajan.

  1. Joka neljäs kerta ota pidempi tauko

Kun olet suorittanut neljä keskittymisjaksoa, ota pidempi tauko, joka auttaa aivojasi prosessoimaan informaatiota ja lepäämään ennen seuraavaa keskittymisjaksoa. 20-30 minuuttia on suositeltu aika.

 

Positiivinen asenne

Mind Tools:in tiimin mukaan ihminen on tehokkaampi töissä kun hänellä on positiivinen asenne. Tämä väite perustuu siihen, että ne ihmiset, joilla on hyvä asenne työympäristössään tekevät aloitteen aina kun vain voivat, auttavat muita työntekijöitä ja tekevät parhaansa hyvien tulosten saamiseksi. Asenteesi voi viedä sinut eteenpäin ja avata ovia. Kuka ei haluaisi työskennellä hyvin työskentelevän sekä positiivisen ihmisen kanssa?

 

Ole armollinen itsellesi

Aina on parempia ja huonompia päiviä. Joskus keskittyminen vain ei ole niin hyvää kuin toisina päivinä. Jos sinulla on vaikeuksia keskittyä ja mielesi harhailee, pidä tauko ja yritä sitten uudelleen.

 

 

Lähteet:

Francesco Cirillo

Inc.

Mindtools

Kokeile kevytyrittäjyyttä jo tänään!

Liittyminen on ilmaista nyt ja aina eikä velvoita sinua mihinkään. Maksat palvelun käytöstä vasta kun alat vastaanottamaan suorituksia.

Kysyttävää? Autamme mielellämme.

 asiakaspalvelu@freelaskutus.fi
 0203 323 45